Saiba o que é CTe

Muito usado pelas transportadoras, o Conhecimento de Transporte Eletrônico ou apenas CTe, é um documento responsável por comprovar e documentar a prestação de serviços de transportes. Para que a sua empresa entenda todas as características e usos do documento, a Gestran preparou um guia completo sobre CTe.

O que é CTe

O que é CTe?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento eletrônico usado para comprovar e documentar a prestação de serviços de transporte. Ele deve ser utilizado em qualquer modal de transporte de cargas, seja ele rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário. Sua validade jurídica se dá pela assinatura digital do emitente e o documento é válido em todos os estados brasileiros e no Distrito Federal.

Tipos de CTe

Existem vários tipos de CTe disponíveis para emissão, cada um apresenta uma função distinta e por esse motivo é fundamental que a empresa de transporte saiba qual deles precisa emitir para não ter problemas futuros. Conheça os tipos CTe as características de cada um:

1. CTe Normal

A versão mais comum do documento é usada para registrar todos os serviços de transporte intermunicipal, ou seja, entre cidades diferentes, independente do tipo de modal que ele é feitoo.

Neste tipo de documento fiscal algumas informações são obrigatórias para a emissão, separadas da seguinte forma:

  • Remetente: CNPJ, IE (Inscrição Estadual), Razão Social, nome fantasia e endereço;
  • Destinatário: CNPJ, IE, Razão social (ou nome) e endereço;
  • Tomador: CNPJ, IE, Razão social (ou nome) e endereço;
  • Nota Fiscal: dados relativos a carga, sua natureza, peso e dimensões que comprovam seu transporte e destino.

Além dessas informações, alguns dados são obrigatórios para cada um dos tipos de modais. Na opção rodoviária, por exemplo, é fundamental a apresentação do RNTRC (Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Carga), enquanto o aquaviário exige a informação do porto de embarque e de destino.

Assim que o CTe for autorizado pela Secretaria da Fazenda, ele não pode sofrer nenhum tipo de alteração. Qualquer modificação feita no conteúdo após a aprovação invalida a assinatura digital e, consequentemente, o documento fiscal.

Se a transportadora encontrar algum erro no Conhecimento de Transporte, a indicação é cancelar o CTe com erros e emitir um novo com os dados certos. Em geral, ele só pode ser cancelado num prazo de 7 dias a partir da data de sua emissão. Porém, como esse período pode mudar de acordo com o estado em que a empresa é cadastrada, a melhor opção é a de procurar pelo SEFAZ e confirmar a informação para não ter retrabalho.

2. CTe Complementar

Essa opção só pode ser emitida pela empresa quando há o objetivo de aumentar o valor do serviço (frete) inicial ou complementar o valor do ICMS. Isso significa que nenhuma outra informação pode ser alterada, somente os valores descritos e a data. Esse tipo de CTe não pode ser usado para acrescentar dados a um documento cancelado ou anulado.

Quando a transportadora optar por usar esse tipo de Conhecimento de Transporte Eletrônico, ela deve selecionar a opção “CTe de Complemento de Valores” no campo “Finalidade de Emissão”.

Depois de realizada a emissão, o documento deve ser novamente enviado aos que estiveram envolvidos na operação. Assim, todos podem incluir a diferença em seus registros fiscais e evitar discrepância de informações.

3. CTe de Substituição e Anulação

O Conhecimento de Transporte Eletrônico de Substituição e Anulação é usado para as situações em  que o emissor não pode cancelar ou enviar uma carta de correção. Esse documento permite que o valor pago em tributações seja restituído na apuração. Vale ressaltar que o prazo para a emissão desse documento é de até 60 dias após o lançamento do primeiro.

A emissão do CTe de Substituição e Anulação é exclusiva para os casos em que o valor cobrado é maior do que deveria. Porém, para esse novo documento ser validado é preciso seguir os seguintes passos:

  • O tomador do serviço precisa emitir uma NFe com a seguinte informação: “Anulação de valores de Serviço de Transporte (CFOP 5206 ou 6206)”.
  • Depois desse processo, o tomador precisa emitir uma nova Nota Fiscal Eletrônica.
  • Este documento deve ser encaminhado para a transportadora que emitiu o Conhecimento de Transporte errado.
  • Logo após que a empresa receber a nova NFe, ele deve emitir o CTe de Substituição. É importante que ela faça referência ao documento errado com as seguintes informações: Finalidade do CT-e: Substituição, Chave de Acesso do CT-e Original, Chave de Acesso da NF-e de Anulação de Valores.
  • Nas situações em que o erro acontece, mas o tomador de serviço não é contribuinte do ICMS, ele deve emitir uma declaração de anulação de serviço de transporte com os dados do número de identificação, data, valor do CT-e original e o motivo do erro.

Quais documentos fiscais em papel o CTe substitui?

De acordo com a Secretaria da Fazenda, o CTe pode substituir os seguintes documentos impressos:

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Quais são as empresas que precisam emitir CTe?

Ao contrário da nota fiscal que abrange uma ampla variedade de empresas, o CTe só é obrigatório para negócios que trabalham com o transporte rodoviário, dutoviário, aéreo, ferroviário e aquaviário.

No caso das empresas de transporte rodoviário, é necessário que ela esteja relacionada ao anexo único, cadastradas com regime de apuração normal no ICMS (lucro real ou presumido) ou optantes pelo regime do Simples Nacional.

Essas empresas também podem ser registradas como operadoras no Sistema Multimodal de Cargas.

O que acontece se a empresa não emitir o CTe?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento obrigatório para todas as empresas que trabalham com o transporte de cargas. Isso significa que a não emissão do CTe é uma prática ilegal que pode acarretar em alguns problemas:

  • Se durante o trajeto acontecer qualquer problema na mercadoria (roubo de carga ou acidente, por exemplo), o seguro não cobre pelos prejuízos.
  • Aplicação de multas altas.
  • Sem o documento fiscal comprovando o serviço, a transportadora não tem como se proteger de possíveis falhas de pagamento.

Principais vantagens do CTe

O CTe é um documento obrigatório para todas as empresas que trabalham com transporte. Além da obrigatoriedade e de sua funcionalidade, o Conhecimento de Transporte Eletrônico também oferece diversos benefícios. Para facilitar, as vantagens foram separadas por grupos.

1. Para a empresa que emite o CTe:

  • Redução de custos com papel e armazenagem: como o documento é emitido e armazenado digitalmente, não há necessidade de imprimir várias vias, apenas aquela que acompanhará a carga no ato do transporte. Com isso, o custo com papel e impressão cai drasticamente, e também não há necessidade de adquirir pastas e nem móveis para fazer a armazenagem do CTe.
  • Facilidade na organização dos documentos: o Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento totalmente digital. Portanto, o processo de organização desse documento é muito mais simples. Se houver a necessidade de procurar por determinado CTe, a busca fica mais rápida e simples.
  • Menos tempo de parada dos veículos em Postos Fiscais de Fronteira: outra vantagem do CTe é a facilidade que ele oferece na hora da fiscalização de mercadorias em Postos Fiscais de Fronteira. Sendo assim, o tempo de parada nesses locais é consideravelmente menor.
  • Menos chance de falhas: a emissão manual de um documento fiscal aumenta as ocorrências de erros de preenchimento. O CTe diminui as chances desses lapsos acontecerem.

2. Para a sociedade

  • Menor impacto ambiental por conta da redução de papel.
  • Incentivo ao uso de novas tecnologias nas empresas.
  • Maior oportunidade para negócios e empregos ligados ao uso de CTe.

3. Para os contadores

  • Facilidade e simplificação nos processos de escrituração fiscal e contábil.
  • Mais oportunidade de trabalho e consultoria ligados ao Conhecimento de Transporte Eletrônico.

4. Para o fisco

  • Mais confiabilidade nas operações.
  • Melhora no processo de controle fiscal.
  • Redução nos custos de controle do CTe capturados pela fiscalização de cargas em trânsito.
  • Redução na sonegação de impostos.

Como emitir o CTe?

Segundo a SEFAZ (Secretaria da Fazenda), as empresas que desejam trabalhar com o CTe devem:

  1. Se credenciar para a emissão do documento na Secretaria da Fazenda do Estado em que a empresa é estabelecida. Vale ressaltar que se a transportadora tiver unidades em outros estados, ela deve solicitar o credenciamento no SEFAZ de cada uma das regiões.
  2. Possuir o certificado digital. Ele funciona como a assinatura digital da empresa e garante que o documento foi emitido por um CNPJ credenciado e autorizado para isso. O certificado digital deve ser emitido pela Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR.
  3. Adquirir um sistema de emissão. Empresas de transporte e logística podem a realizar a emissão de documentos fiscais como o CTe através de um ERP. A transportadora pode optar por módulos mais simples, ou ainda escolher os que atendem às suas necessidades, por exemplo, Compras, Gestão de Pessoas, TMS, entre outros.
  4. Testar esse sistema em todas as Secretarias da Fazenda em que a empresa é credenciada.
  5. Ter autorização da SEFAZ para emitir o CTe em ambiente de produção.
  6. Antes de finalizar o processo do Conhecimento de Transporte Eletrônico é interessante conferir as principais informações, entre elas: empresa, CNPJ, valor, itens declarados e mais.

O que precisa informar no CTe?

Alguns dados devem constar obrigatoriamente no Conhecimento de Transporte Eletrônico. Entre os principais, destacam-se:

1. Dados do remetente

Nesta área devem ser adicionadas todas as informações sobre quem emite o documento fiscal. Em alguns casos, como quando a transportadora não coleta o item diretamente no remetente (CTe de Redespacho ou Subcontratação), os dados sobre a empresa que forneceu a carga devem ser registrados no campo “Dados do Expedidor”. O emissor do CT-e pode ser a transportadora, o remetente, o expedidor e o tomador.

2. Dados do Destinatário

Aqui é inscrito o CPF ou CNPJ de quem vai receber o Conhecimento de Transporte Eletrônico. O destinatário pode ser o recebedor ou não da mercadoria, caso seja diferente, os dados deste devem ser informados em campos próprios.

3. Dados da nota fiscal

As informações referentes aos documentos fiscais também são obrigatórias, entre elas: peso/volume/cubagem, número e série da NFe, valor total da nota ou dos produtos, carga predominante transportada, modelo do documento, data de emissão, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e a chave da NF-e.

4. Dados do veículo e condutor

As informações do veículo e condutor só são obrigatórias quando a carga é do tipo “lotação” (ocupa toda a capacidade do automóvel). Nesses casos os dados que devem ser descritos são os seguintes: placa, RENAVAM (Registro Nacional do Veículo), RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas) e estado do proprietário do veículo. Quanto ao motorista, as informações necessárias são apenas o nome completo e CPF.

5. Dados sobre o valor total do serviço

Mesmo que seja possível emitir um CTe sem o valor total do serviço, ele é uma das informações mais importantes do documento. É com base nesse número que a empresa pode cobrar o seu cliente, assim como administrar as suas movimentações financeiras.

Dados obrigatórios de acordo com o modal de transporte

Cada modal de transporte tem o seu próprio campo obrigatório na emissão do CTe, sendo:

1. Rodoviário

Para o principal meio de transporte do Brasil é obrigatório apresentar o RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga). Lembrando que ele deve ser preenchido com 8 dígitos e a empresa pode associar até 10 ordens de coleta no mesmo documento. Em um bom sistema de emissão há a opção de cadastrar previamente todo os veículos da frota.

2. Aéreo

Empresas de transporte que trabalham com o modal aéreo deve informar a data prevista de entrega, a classe, valor da tarifa e as informações de manuseio da carga.

A empresa também pode complementar o documento com alguns dados opcionais, como:

  • Número da Minuta – extraído do documento que precede o CTe e assinado por quem expediu;
  • Número Operacional CT Aéreo;
  • Código da Tarifa;
  • Dimensão da carga transportada;
  • Produtos classificados pela ONU como perigosos – nos casos em que a mercadoria transportadora é perigosa.

3. Aquaviário

Para esse modal, os dados obrigatórios são:

  • Porto de embarque e desembarque da carga;
  • Valor BC do AFRMM – descrever o valor da prestação base de cálculo do Adicional ao Frete para Renovação da Marinha Mercante;
  • Identificação do navio e sua direção durante o trajeto;
  • Detalhes dos Contêineres.

A transportadora que trabalha com navios pode escolher informar no CTe o número de viagens e identificar até 3 balsas no documento.

4. Ferroviário

Em geral, as cargas que são transportadas por esse modal vêm em grandes quantidades e têm um valor agregado mais baixo. Obrigatoriamente a empresa precisa preencher os campos “tipo de tráfego”, “fluxo ferroviário” (número do contrato com o cliente), “valor do frete”, “responsável pelo faturamento”, “ferrovia emitente do CTe” e “ferrovias envolvidas”. A identificação do trem é opcional.

5. Dutoviário

Conhecido também como tubular, quem trabalha com esse tipo de modal precisa informar a data inicial e final da prestação de serviço. O campo “valor da tarifa” é opcional.

6. Multimodal

O multimodal serve para as transportadoras que usam dois ou mais tipos de transporte na mesma transação. Por exemplo, parte da mercadoria vai pelo modal aquaviário e rodoviário. A empresa que opta por essa operação deve prestar atenção nos seguintes campos obrigatórios no CTe:

  • Número de Certificado do Operador de Transporte Multimodal;
  • Indicador Negociável;
  • Nome da Seguradora;
  • CNPJ da Seguradora;
  • Número da Apólice;
  • Número da Averbação.

Por que a empresa deve armazenar os CTes?

Apesar do CTe não demandar um espaço físico para a sua armazenagem é importante que, pelo menos digitalmente, o documento seja guardado.

O armazenamento do Conhecimento de Transporte mantém a empresa em dia com as suas responsabilidades fiscais e contábeis, não sendo surpreendida em uma possível fiscalização ou correndo o risco de ser multada.

Para não precisar guardar uma pilha de papéis ou ocupar a memória do computador, muitas transportadoras optam por um sistema de emissão do CTe que também cuida dessa tarefa. O módulo TMS, dentro do ERP Gestran, oferece ao negócio todo o suporte para administrar os documentos fiscais, como a opção de consultar e fazer download automático direto do SEFAZ, buscar rapidamente o CTes  e exportar os principais dados para Excel.

Quem opta por utilizar a ferramenta também para o armazenamento e controle dos documentos fiscais tem algumas vantagens:

  • Otimização nos processos fiscais e contábeis dentro da empresa;
  • Redução de gastos em infraestrutura (menos consumo de papel e memória no computador, além de não exigir um espaço físico para guardar o documento);
  • Centralização dos dados em um só lugar.

Por que contar com um emissor de CTe?

Em 2016 a Secretaria da Fazenda anunciou que o seu emissor gratuito de CTe não ia estar mais disponível para o uso das empresas. A atitude fez com que as transportadoras procurassem por outros meios para realizar a emissão do documento fiscal.

Antes de decidir por um sistema emissor, a empresa precisa tomar alguns cuidados, como averiguar as funcionalidades disponíveis pelo software. Por exemplo, algumas ferramentas exigem que sejam inseridos todos os dados manualmente, deixando o processo muito mais trabalhoso e suscetível a erros.

Para que a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico seja feito de forma automática e segura, o indicado é usar um TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte), um dos módulos do ERP Gestran. A integração permite que as informações presentes no CTe, MDFe ou NFSe sejam aproveitadas por outros módulos da ferramenta principal, como faturar automaticamente os documentos fiscais.

Um bom sistema de emissão do CTe apresenta algumas funcionalidades, como:

  • Emissão do documento fiscal em formato normal ou em contingência;
  • Emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico para modais rodoviário, aéreo, aquaviário e multimodal;
  • Suporte para os certificados A1 e A3;
  • Emissão a partir da integração com dados da nota fiscal eletrônica ou pela chave de acesso;
  • Emissão para os tipos de serviços possíveis, como subcontratação e redespacho;
  • Cadastro ilimitado de informações de veículos, clientes, condutores e fornecedores;
  • Lista de controle dos documentos emitidos;
  • Chance de registrar o CTe em outras ferramentas;
  • Relatórios inteligentes e periódicos;
  • Envio automático do documento por e-mail;
  • Cadastro de várias empresas.

Emitir o documento é obrigatório para todas as transações que exijam comprovação e documentação da prestação de serviços de transportes. Por possuir diversas especificidades, é importante se atentar para evitar erros e se manter dentro da lei. Para empresas de transporte e logística que possuem uma alta movimentação de cargas, esse controle é essencial. O módulo TMS do ERP Gestran oferecer a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico  inúmeras outras funcionalidades que otimizam processos e contribuem para o crescimento saudável da empresa.

A ferramenta tem como principal objetivo melhorar a produtividade de todos os processos de transporte e logística da empresa. Por isso, ela disponibiliza uma integração que permite ao gestor acompanhar as operações nas mais diversas áreas, como comercial, operacional, gestão de pessoas e financeira. A integração com o Gestran ERP, inclusive, permite que os dados presentes no CTe sejam adaptados para outros departamentos da transportadora.

Para saber como o sistema ERP e as funcionalidades do módulo TMS podem contribuir com a sua empresa, solicite uma demonstração gratuita do sistema através do formulário do site, basta clicar aqui e preencher suas informações.

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