Sistema de Gestão de Transporte: saiba o que é TMS

Cuidar e administrar de forma eficiente o transporte de cargas é uma tarefa que exige organização. O TMS (“Transportation Management System” ou “Sistema de Gerenciamento de Transporte”) é um produto do Gestran ERP usado para a gestão logística da frota e promove a integração entre os setores de uma empresa. Confira agora guia completo sobre TMS que o blog da Gestran preparou.

TMS (Sistema de Gestão de Transporte)

O que é TMS?

O Sistema de Gerenciamento de Transporte é um produto Gestran que administra os processos relacionados a transportadoras e empresas que possuem frotas de veículos. O software também permite que o gestor de frota visualize e controle as etapas da operação de forma ampla e integrada. Além de garantir uma visão mais aprofundada do processo, o TMS ajuda em outras atividades, como:

  • Emissão de conhecimentos de transporte eletrônicos e manifesto de cargas;
  • Integração com segurados, gerenciadoras de riscos, sistemas de rastreamento;
  • Acompanhamento, em tempo real, de todos os veículos da frota;
  • Cadastro de tabelas de preço e tarifas;
  • Controle, em tempo real, do andamento das entregas;
  • Controle das cargas e relatórios sobre o desempenho dos motoristas;
  • Visualização do faturamento e prazo médio de recebimento.

Como o TMS funciona?

O TMS da Gestran atua de forma online, permitindo a gestão dos processos de transporte, antes realizados em planilhas e anotações diversas, em um único lugar.

Já que a inclusão de informações e o monitoramento é facilitado, os erros são reduzidos e o gestor consegue ter controle sobre as operações, promovendo também a agilidade para as suas tomadas de decisão.

Quais vantagens o TMS oferece à empresa?

Usar o Sistema de Gestão de Transporte para controlar e administrar a frota da empresa coloca a organização em vantagem competitiva frente aos concorrentes.

1. Controle máximo da operação

O sistema monitora os passos da operação, desde a expedição da carga até a sua entrega ao cliente. Com a comunicação imediata, o condutor pode informar ao gestor sobre qualquer parada, imprevisto ou atraso que prejudique o andamento do processo, assim o departamento responsável consegue solucionar o problema  a tempo.

2. Controle sobre os tempos de parada

O sistema de transporte garante um controle sobre o trajeto feito pelo condutor, notificando ao gestor o número de paradas feitas durante o percurso e o tempo que levou cada uma delas. Também é possível saber quantos minutos durou a carga e descarga do veículo. Todas essas informações são fundamentais na hora de criar novos métodos para utilizar o tempo e adotar uma política de frotas.

3. Controle de custos

Esta função do sistema ajuda a gerenciar os valores produzidos ao longo da cadeia do transporte (coleta, transferência e entrega). Sendo assim, é possível entender qual é a margem de contribuição sobre cada trajeto realizado e avaliar qual projeto é o mais lucrativo para a empresa.

4. Gestão de fretes

O TMS da Gestran possibilita cálculos e simulações considerando os diferentes tipos de transporte, aponta as rotas mais adequadas, controla o fluxo de informações, ajuda no controle e conferência de documentação e libera pagamentos e recebimentos.

Todas essas vantagens tornam o negócio muito mais competitivo, possibilitando controlar custos, melhorar o atendimento, identificar e reduzir os gastos supérfluos e capacitar a empresa para assumir contratos maiores.

Quem pode usar o TMS?

O software de gestão de transporte é bastante flexível e consegue atender as demandas de transportadoras, empresas que fazem o próprio transporte ou aquelas que terceirizam este serviço. O TMS também pode ser personalizado conforme a finalidade do seu negócio.

Quais as funcionalidades do TMS?

O sistema TMS é produto do Gestran ERP que administra as operações do transporte em uma empresa, ajudando no controle e gestão das atividades. Entre as principais funções do sistema, estão:

  • Cadastro de todos os veículos da frota;
  • Gestão dos documentos dos transportes;
  • Planejamento de manutenção preventiva dos automóveis;
  • Gestão de peças e acessórios para manutenção;
  • Rastreamento dos veículos durante o seu transporte;
  • Controle de abastecimentos.

Além de registrar os dados envolvidos na gestão do transporte, o TMS também auxilia no processo de tomada de decisão, cria relatórios fundamentais para entender o status da administração, apresenta comparativos de frete e faz o gerenciamento de ocorrências no transporte. O TMS atua da seguinte forma nas áreas:

1. Áreas comerciais e financeiras

Por dar uma visão macro do negócio, uma das principais vantagens do sistema de gerenciamento de transporte é a redução de custos para a empresa.

Por exemplo, quanto tempo é gasto pesquisando para calcular um valor justo para o frete? Muitas vezes, nem com toda a averiguação do cenário, é possível encontrar a melhor solução logística. O TMS reúne os dados de frete de dezenas de transportadoras e calcula, de forma automática, o quanto a sua empresa deve cobrar.

O módulo TMS também avalia as melhores estratégias logísticas para cada tipo de viagem. Isso é possível porque a plataforma processa diversos dados, como informações de satélites, tabelas de frete, prazo agendado, simulação de cenários e gerenciamento de risco. Sua empresa de transportes consegue ser mais assertiva em relação ao custo x benefício.

O sistema pode reduzir os custos operacionais ao controlar e analisar melhor os dados envolvidos no processos. Assim como controlar a necessidade de comprar materiais para oficinas próprias, registrar e emitir documentos fiscais e faturas e obter dados seguros sobre como cada cliente rende para a empresa.

2. Operacional

Além de reduzir os custos, o sistema torna a operação mais rápida e prática. O módulo de rastreamento permite que o gestor acompanhe o status dos transportes em tempo real. Isso faz com que as decisões tomadas sejam mais seguras e velozes. A automatização do processo de notificação aos clientes sobre as entregas também ajudam a reduzir os custos com atendimento, novas entregas e devoluções.

O software também coleta e gerencia todas as ocorrências feitas à empresa possibilitando ao gestor ver exatamente onde precisa aprimorar o serviço. Outra função é a roteirização, que auxilia na distribuição de mercadorias, fornecendo o melhor percurso, trânsito e restrições de acesso em algumas vias e horários.

Neste simulador de rotas internas, o gestor logístico conhece todos os trajetos disponíveis para determinado destino. Como resultado, a empresa consegue definir quais são as rotas mais seguras, seja pela conservação da pista ou pela menor incidência de assaltos. Outra grande vantagem é a economia de combustível. Ao definir uma rota, o profissional consegue identificar quais postos têm o melhor preço no trajeto e indicá-los ao seu motorista caso seja necessário abastecer.

Vale lembrar que o Gestran ERP pode ser integrado aos principais rastreadores do mercado, possibilitando maior controle da frota. Você poderá estar sempre ciente da localização dos seus caminhões e demais veículos.

3. Logística

Indispensável na logística, o Sistema de Gestão de Transportes atua no planejamento de rotas e controla em tempo real o trajeto de todos os transporte. Como citamos no item anterior, a solução pode ser integrada também aos principais rastreadores veiculares do mercado brasileiro. Com esta tecnologia, é possível transmitir dados entre condutor e gestor e rastrear como anda a logística das cargas.

As empresas que transportam cargas refrigeradas e congeladas, inclusive, são muito beneficiadas pela integração com os rastreadores. Antes de ser levada ao destino final, uma temperatura mínima e uma máxima são cadastradas no sistema e, toda vez que houver uma alteração no limite permitido, o Gestran emite um alerta para o responsável pela frota. Desta forma, a equipe fica ciente da existência de um problema.

TMS e documentos fiscais

O sistema também trabalha com a emissão de documentos fiscais.

1. CT-e

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um documento obrigatório para a movimentação de mercadorias em todo território nacional. A partir do CT-e, a Receita Federal consegue fazer o monitoramento fiscal dos produtos em qualquer modal, seja ele aéreo, rodoviário, ferroviário, dutoviário ou aquaviário.

Como o documento é feito totalmente online, a sua validade jurídica é assegurada pela assinatura digital do emitente. Este processo é válido para qualquer estado brasileiro e apresenta alguns benefícios, como:

  • Redução de custos com impressão e armazenamento dos documentos;
  • Diminuição do tempo de espera dos caminhões em postos fiscais de fronteira, já que todos os processos são digitalizados;
  • Redução nos erros de escrita, porque o sistema impede as falhas de digitação;

2. NFS-e

A NFS-e tem como objetivo principal facilitar a comunicação entre o prestador de serviços e a prefeitura de seu município.

A versão eletrônica é totalmente digital, sendo emitida por meio de um sistema online. Sua validade jurídica é assegurada pela assinatura propiciada pelo certificado digital do software. Assim como o CT-e, por ser completamente digital, este documento fiscal possui algumas vantagens, entre elas: redução de custos com impressão e armazenamento e fim dos erros de preenchimento.

3. MDF-e

O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) é um documento digital que veio para substituir o antigo “Manifesto de Carga Modelo 25”. No MDF-e são listados todos os documentos fiscais (como nota e conhecimento de transporte) que estão sendo transportados por um veículo de carga.

Ao emitir o MDF-e no sistema, o gestor de frota deve realizar a transmissão dele para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de seu estado de origem para autorizar e gerar um outro documento, chamado de DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos). Ele deve acompanhar as mercadorias até o destino final, junto com os documentos dos CT-e e NFS-e.

Dentre as diversas finalidades do Manifesto Eletrônico, podemos destacar algumas, como:

  • Agrupar e consolidar os dados sobre as mercadorias acobertadas por vários CT-e ou NFS-e transportadas em um mesmo veículo de carga;
  • Identificar o responsável pelo transporte a cada trecho do percurso;
  • Proporcionar mais agilidade no registro em lote dos dos documentos fiscais que estão sendo transportados;
  • Registrar alterações das unidades de transporte, carga e seus condutores;
  • Registrar o início e fim de cada operação de transporte e permitir o rastreamento da circulação física da carga;
  • Facilitar e agilizar o trabalho nos postos de fiscalização.

Quando usar o CT-e e quando optar pela NFS-e?

Apesar de serem similares, o CT-e e a NFS-e têm finalidades diferentes.

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento que substitui alguns outros documentos fiscais, como: conhecimento de transporte rodoviário e aquaviário de cargas, conhecimento aéreo, nota fiscal de serviço de transporte ferroviário de cargas e outros mais. O principal objetivo do CT-e é documentar a prestação de serviços relacionados ao transporte

Já a Nota Fiscal de Serviços, de acordo com a Receita Federal, é um documento completamente digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, prefeitura ou outra entidade conveniada para documentar essas operações. O principal objetivo da NFS-e é padronizar e melhorar a qualidade das informações. Como é tudo digital, as chances de erros e extravio de dados é praticamente zero.

Contudo, essas informações não respondem a questão central: quando usar o CT-e e quando optar pela NFS-e? Um erro bastante frequente é a emissão de Nota Fiscal de Serviço em operações de transporte dentro de grandes centros urbanos. Como em quase todos os estados, não há tributação de ICMS para operações realizadas dentro da região, mas há tributação de ISS para trajetos intramunicipais, essa pequena falha pode aumentar em até 5% o valor do serviço.

É necessário entender que o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) incide sobre os transportes intermunicipais. Isso significa que sempre que uma empresa trafegar mercadorias de um município para outro, há cobrança de ICMS. Consequentemente, o documento fiscal que registra melhor essa operação é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).

Agora, quando falamos de processos intramunicipais (dentro do mesmo município), o imposto cobrado é o ISS (Imposto sobre serviço de qualquer natureza). Por isso, o documento fiscal ideal para essa operação é a NFS-e.

Quando usar o MDF-e para transporte de mercadorias?

Agora que já deu para entender quando utilizar o CT-e e a NFS-e, é comum se perguntar “e o MDF-e? Fazemos o que com ele?”. Exigido em casos de movimentação de mercadorias entre comprador e fornecedor, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser emitido sempre que houver movimentação para outro estado, independente se for para apenas um ou mais de um.

Importante ressaltar que há algumas exceções, como os estados de São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro, Goiás e Paraná que exigem o MDF-e também para operações intermunicipais. O Sistema de Gestão de Transporte é um módulo inteligente dentro do Gestran ERP e vai lhe ajudar a entender qual o melhor documento fiscal a ser emitido para o trajeto definido.

A ideia do MDF-e é juntar diferentes CT-es, o que torna a fiscalização mais simples e rápida, já que um único documento identifica todos os destinatários e produtos presentes no veículo. Por fim, a prática mostra o seguinte:

  • NF-e: usada para movimentações financeiras, por exemplo, a venda de um caminhão pela transportadora. Vale lembrar que o sistema da Gestran já está atualizado para a versão mais nova desta documentação fiscal: a 4.00.
  • CT-e: utilizado para operações intermunicipais, ou seja, em municípios diferentes, mas no mesmo estado – salvo algumas exceções, como apontamos acima.
  • MDF-e: utilizado para operações interestaduais, ou seja, quando o transporte passa por diferentes estados. Também pode ser usado para reunir todos os CT-es emitidos.

Gestran ERP

Como a Gestran sabe da importância de um efetivo Sistema de Gestão de Transporte para empresas de transportes, ela trabalha com um software inteligente e integrado com todas as soluções que a sua empresa precisa.

O Gestran ERP é uma solução integrada para a automação dos principais processos e operações da transportadora. Com tecnologias ativas, o software gera informações de forma rápida e prática, garantindo ao gestor mais segurança e agilidade na hora de tomar uma decisão. Entre os módulos presentes no sistema, estão:

  • Gestran Logística: monitoramento das operações, posicionamento dos veículos, rastreamento de cargas e muito mais.
  • Controle de frota: realiza a manutenção de forma preventiva, preditiva e corretiva. Também controle as garantias de peças e serviços.
  • Gestran Intelligence: permite que o gestor acompanhe, em tempo real, os indicadores de todos os setores e processos.
  • Gestão financeira: gerencia toda a movimentação financeira, como provisões de contas a pagar e receber, controle de adiantamentos e fluxo de caixa.
  • Compras: gerencia todo o processo de compras da empresa, como ordens de compras.
  • CRM: registra, monitora e administra as ações de todos os colaboradores, como atividades realizadas e controle de pendencias operacionais.
  • Suprimentos: controla o almoxarifado e autoriza a movimentação de materiais de estoque, peças e consumo de combustível. Também acompanha as datas de vencimentos dos itens disponíveis em estoque.
  • Gestão de pessoas: gerencia treinamentos para desenvolver e qualificar os colaboradores. Além disso, registra ocorrência e controla os pontos na carteira de habilitação de cada um dos motoristas. Este módulo permita que você entenda quais condutores estão cometendo mais infrações de trânsito para que possa realizar programas de reciclagem e boas práticas nas rodovias.
  • Custos: administra o vencimento de documentos dos automóveis, colaboradores, licenças, alvarás, certificados, laudos técnicos e equipamentos de segurança.
  • EPI’s e Docs: integra a gestão de custos com o módulo de compras e financeiro. Sendo muito mais fácil controlar as viagens de cada veículo, receitas, despesas e produtividade por motoristas.
  • Automação de docs: envia automaticamente todos os documentos fiscais emitidos (CT-e, NFS-e e MDF-e) para quem esteve envolvido na operação.
  • ERP Cloud: este módulo permite que o Gestran ERP possam ser acessados de qualquer lugar do planeta e a qualquer hora, sempre de forma segura e sem comprometer os processos licenciados na contratação do serviço. Os dados ficam armazenados no Microsoft® Azure, uma das melhores plataformas na nuvem atualmente. Uma das principais vantagens do ERP Cloud é a diminuição dos gastos com infraestrutura, afinal, servidores próprios demandam mão de obra qualificada, manutenção constante e atualizações tecnológicas.

Além dos módulos acima, os clientes Gestran contam com suporte em horários diferenciados, de segunda a sábado. O atendimento é realizado por profissionais altamente competentes e prontos para entender as suas necessidades e demandas.

Integrações com Embarcadores e Tecnologias

É importante ressaltar que o Gestran ERP, incluindo a solução TMS, é integrado aos principais embarcadores do Brasil, como a Danone, Votorantim, Seara, Unilever, Mili, Nestle, Natura, Lojas Americas, Gerdau, Ipiranga, Arcor, Petrobras, Netshoes e Magazine Luiza.

Outras soluções para transporte, como Positron, Sascar, Target, Veltec, Via Fácil, Grupo Cielo e PagBem, também fazem parte das integrações do Gestran ERP.

Elas são benéficas para a sua empresa porque aceleram o fluxo das informações e ajudam a obter uma gestão logística rápida, fácil e transparente. A emissão de documentos fiscais, por exemplo, torna-se mais agilizada com estas integrações exclusivas, assim como a liberação de cargas.

Por que escolher o TMS da Gestran?

Transforme as operações logísticas com quem entende de tecnologia. A Gestran é pioneira desde 1997 no mercado brasileiro de ERP para transportadoras e empresas que possuem frotas. Nestas duas décadas, mais de mil empresas confiaram em nossa experiência e mais de 12 mil pessoas puderem comprovar a eficiência das nossas ferramentas e módulos.

Recentemente, a Gestran expandiu seu portfólio de serviços e lançou soluções exclusivas para Controle de Combustível e de Pneus. Esta última, inclusive, pode ser integrada ao Gestran ERP para auxiliar no controle do estado de conservação dos pneus da sua frota de veículos, sejam eles caminhões, carros ou motos.

Ambas as soluções possuem um excelente custo-benefício e auxiliam para reduzir gastos com combustível, além de ajudar a garantir a segurança da frota e dos condutores. Elas são contratadas através do próprio site da Gestran e você pode testá-las gratuitamente por 14 dias. Os planos mensais englobam empresas que possuem a partir de 10 veículos.

Como contratar?

Um software de gestão pode trazer diversas vantagens para a sua transportadora. Ao deixar os processos mais simples e otimizados, o sistema também contribui para redução de custos, melhora o atendimento aos clientes e garante mais segurança aos condutores e também para a empresa.

Nosso time comercial é composto por consultores com ampla experiência no segmento de tecnologia e, junto com você e seus profissionais, poderá compreender as necessidades empresariais e traçar as melhores funcionalidades para atingir seus objetivos comerciais e logísticos.

Para saber mais sobre esta solução, solicite uma demonstração gratuita e conheça o Sistema de Gestão de Transporte e todas as outras ferramentas do Gestran ERP

 

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