O que é ERP para transporte e logística?

O sistema ERP tem revolucionado a forma que as organizações administram os seus departamentos. Para empresas de transporte e logística, ele oferece um leque de ferramentas que otimizam e gerenciam processos com precisão, contribuindo com o crescimento da corporação. Entenda como funciona o ERP para transporte e logística e quais os benefícios que ele pode trazer.

ERP para transporte e logística

O que é Sistema ERP?

A palavra ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning. Em português, significa Planejamento dos Recursos da Empresa.

Por meio da ferramenta, o gestor de frota automatiza e monitora importantes processos da empresa, como emissão de documentos, controle da frota, custos, receitas e despesa, históricos dos clientes, entre outros procedimentos logísticos.

Uma das principais vantagens da utilização do ERP para empresas de transporte de cargas é a integração entre as informações, assim, departamentos diferentes podem compartilhar dados de maneira segura e eficaz. Um exemplo prático seria quando o departamento de gestão de frotas informa, em tempo real, ao departamento de compras a necessidade de adquirir itens para a manutenção dos veículos.

A integração permite que a empresa tome decisões mais seguras, preveja possíveis cenários, encontre gargalos, otimize recursos e processos, e potencialize as chances de sucesso do negócio.

Entre os principais controles dentro de um sistema ERP para transporte e logística, destacam-se:

  • Criação de Perfil de Usuários;
  • Cadastro de Empresas;
  • Cadastro de Usuários;
  • Cadastro de Vendedores;
  • Cadastro de Clientes;
  • Cadastro de Fornecedores;
  • Cadastro de Veículos;
  • Cadastro de Produtos;
  • Cadastro de Serviços;
  • Cadastro de Bancos;
  • Criação de Orçamentos;
  • Faturamento;
  • Emissão de Nota Fiscal Eletrônica;
  • Fluxo de Caixa;
  • Geração de Boletos de Cobrança;
  • Baixas de Títulos a Receber;
  • Consulta ao Extrato Bancário;
  • Consulta ao Balanço e DRE;
  • Controle de Estoque;
  • Controle de Produção;
  • TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte).

Como o Sistema ERP é dividido?

O Sistema ERP é dividido por módulos que refletem dois tipos de visões:

  1. Visão Departamental – Este tipo de visão mantém todos os processos de cada setor dentro da mesma tela, facilitando o trabalho do gestor e o controle sobre as operações. Nesta opção as pessoas envolvidas em um departamento não conseguem acessar as informações de outros departamentos. Por exemplo, o departamento operacional não acessa as informações do departamento administrativo.
  2. Visão por Segmento – Ao avaliar os segmentos dentro da empresa, podemos observar que cada um tem as suas particularidades. Ao contrário da visão departamental que atende uma especificação mais ampla, a por segmento é direcionada para análises e visões de áreas determinadas.

Qual o objetivo do Sistema ERP para transporte e logística?

O principal objetivo da ferramenta é organizar e otimizar os processos dentro da empresa de transporte e logística. Um ERP registra todos os dados referentes a clientes, fornecedores, colaboradores, produtos, vendas, compras, pagamentos e impostos.

O software também atua como um integrador de operações e informações, mantendo todos os dados da empresa armazenados e seguros.

Principais benefícios do Sistema ERP

Quando implementado, o Sistema ERP para transporte e logística oferece diversos benefícios às empresas:

  • Redução de custos: além dos custos operacionais relacionados a processos manuais e papéis, a utilização do ERP possibilita uma maior assertividade nos processos gerando economia para a empresa.
  • Redução de gargalos: com a visão macro do negócio, é possível identificar falhas e solucioná-las antecipadamente;
  • Aumento de produtividade: a automatização dos processos manuais melhora o fluxo de trabalho e garante o aumento da produtividade.
  • Otimização dos processos operacionais e administrativo: atividades antes realizadas manualmente agora são otimizadas de forma segura e automatizada.
  • Aumento em receita/lucro: ao enxergar o negócio como um todo e identificar com antecedência pontos de melhoria, realizar um planejamento proporciona o aumento de receita de maneira consistente.
  • Melhoria na logística: a melhora na logística se dá devido a visão em tempo real de todas as movimentações no negócio.
  • Melhorias em processos de manutenção: com todos os processos e atividades automatizados, fica mais fácil detectar pontos de melhorias e fazer com que todas as atividades da transportadora fluam de maneira saudável.
  • Entrega no prazo: o cliente é o maior beneficiado em relação ao uso de um sistema ERP. Toda a automatização de trabalho permite acompanhar as etapas e garantir que os produtos sejam entregues em dia para os clientes.

Principais módulos do sistema ERP para transporte

O ERP é um sistema completo e conta com diversos módulos, que podem ser personalizados para cada perfil de empresa. Alguns dos módulos disponíveis:

1. Emissor de CT-e e MDF-e

Todas as empresas que trabalham com transportes de carga precisam emitir documentos fiscais eletrônicos obrigatórios, como o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).

Como a emissão dessas notas são rotineiras dentro de uma transportadora, o tempo perdido e o risco de acontecer algum erro ou perca de dados é bastante alto. Com um Sistema ERP para transporte e logística, essas preocupações são praticamente nulas, já que o sistema emite automaticamente esses documentos eletrônicos.

2. Controle de Frotas

O módulo de Controle de Frotas oferece ao gestor o  controle total e absoluto sobre todos os veículos que, de alguma forma, prestam serviço de transporte, sejam eles da própria empresa ou terceirizados.

Uma boa gestão de frotas permite serviços melhores aos clientes. A ferramenta possibilita controlar e otimizar de reparos nos veículos, como manutenções preventivas, manutenções periódicas, controle de combustível e monitoramento em tempo real do automóvel.

3. Sistema TMS

TMS é o sistema de Gerenciamento de Transporte, responsável por controlar operações relacionadas ao transporte de carga, como:

  • despesa e lucro de cada uma das viagens
  • pagamento automático para condutores terceiros (CIOT)
  • gestão de possíveis multas de trânsito
  • emissão de ordem de coleta
  • programação de viagem
  • cálculo automático do frete

4. Gestão Financeira

A Gestão Financeira aperfeiçoa processos relacionados à movimentação financeira da empresa (controle de adiantamentos e controle de contas correntes), contas a pagar e receber, fluxo de caixa e cobrança escritural.

5. Módulo de Logística

Muitas transportadoras, além de administrarem a frota, precisam cuidar do armazenamento e estoque de itens. Toda essa movimentação é feita por um departamento, conhecido como logística. Por isso, é tão fundamental que o Sistema ERP para transporte e logísticatambém inclua um módulo focado em automatizar os processos de logística.

O Sistema ERP para a logística

O Sistema ERP é fundamental para a logística de transportes e fretes na transportadora. O setor, considerado um dos mais complexos dentro de uma transportadora, exige atenção e monitoramento para ser assertivo em suas rotinas. Entre as principais vantagens que esse software oferece ao setor de logística, estão:

1. Facilita a coordenação e controle de processos

Com um Sistema ERP todos os processos internos são automatizados, acabando com a demora nos processos e prevenindo alguns erros decorrentes de atividades manuais a partir do uso de planilhas e anotações em papel, por exemplo.

Ao adotar o software para a área de logística, todo o setor e estoque ficam organizados no sistema. Assim, a transportadora ganha tempo na gestão, já que as operações se tornam padronizadas e centralizadas, facilitando o acesso aos funcionários liberados e gestores.

2. Permite a gestão de pedidos de compras

Uma das funcionalidades do ERP é a gestão de estoque para transportadora. Pensando no setor de logística, esse módulo permite que o gestor da área tenha total controle sobre todos os pedidos de compra solicitados aos fornecedores.

O software mostra a data de cada pedido de compra, se o serviço foi feito de forma satisfatória e se foi entregue dentro do prazo estimulado. A ferramenta serve para avaliar se os parceiros comerciais cumprem aquilo que promete ou se é necessário buscar novos fornecedores.

3. Armazena e distribui informações

Em épocas que a demanda fica muito alta na transportadora, erros podem facilmente passar despercebidos.

Como o ERP faz um checklist de verificação, otimizado para atender todas as demandas da transportadora, esse tipo de problema diminui e os erros são reduzidos de forma significativa.

4. Melhora o controle de estoque

Ao adotar o ERP, você consegue saber com exatidão quais produtos saem do estoque com maior frequência e quais não possuem alta demanda. Sendo assim, é possível prevenir desperdícios e perdas de produtos.

Existe ainda a opção de alertas de estoque mínimo, configurada de acordo com a política do usuário. Quando o usuário estiver realizando a movimentação de um item que está com saldo abaixo do mínimo, por exemplo, um alerta é emitido na tela.

5. Atualização automática

Por ser um sistema inteligente, possui atualizações automáticas que acompanham alterações na legislação brasileira e buscam otimizar, ainda mais, os processos.

6. Rastreamento de veículos

O Sistema para transportadora permite que você rastreie e acompanhe, em tempo real, todos os veículos da sua frota. Vale ressaltar que esta funcionalidade só está disponível se você integrar o seu rastreador veicular ao ERP Gestran.

A função garante maior segurança ao negócio e ao condutor. Afinal, se uma parada brusca e não programada for feita, o gestor automaticamente entra em contato com o motorista do caminhão  e toma as atitudes necessárias de acordo com o problema. Também é possível acompanhar cargas refrigeradas e ser alertado caso os limites de temperatura apresentarem anomalias, garantindo a integridade dos alimentos.

Esse controle também permite que o gestor acompanhe em tempo real o caminho realizado pelo condutor e se aconteceu algum desvio de rota ou parada com tempo excessivo.

7. Escolha de rotas

Com o controle total sobre a frota e as rotas, fica muito mais fácil descobrir quais são os melhores trajetos para o veículo seguir. Se o caminho X é mais curto, mas nele o risco de acidente e depreciação do automóvel é maior devido às condições da estrada, o indicado é o condutor pegar o caminho Y e garantir uma economia a longo prazo, além de assegurar a segurança do condutor que está atrás do volante.

8. Controle sobre todos os custos

O Sistema ERP para transporte e logística também permite que o gestor acompanhe quanto cada veículo e motorista gasta no trajeto, seja em combustível ou desgaste dos pneus. Com o cruzamento dessas informações é possível ter o controle total sobre todos os custos, e assim, pensar em situações que podem melhorar a rentabilidade e lucro do negócio.

9. Emissão de relatórios

Outra vantagem do software é a emissão automática de relatórios. Assim, o gestor consegue acompanhar e mensurar os dados referentes ao setor de logística, além de encontrar possíveis gargalos e trabalhar para melhorar os pontos fracos.

Como saber se preciso de um sistema ERP para transporte e logística?

Investir em um sistema ERP traz diversos benefícios às empresas, promovendo a automatização de tarefas, fazendo um melhor aproveitamento do tempo, reduzindo custos e aumentando o lucro das empresas. Mas como saber se a minha empresa de transporte precisa de um sistema ERP? Se a empresa se identifica com os pontos abaixo, o ERP para transporte e logística pode ser uma boa opção.

  • Empresários que planejam expandir os negócios precisam ter total controle dos processos da transportadora, como estoque, fluxo de caixa, emissão de documentos, entre outros setores que comprometem o desempenho da empresa.
  • Diminuir ou evitar erros nos departamentos. As falhas, em sua maioria, ocasionam a perda de dinheiro nas corporações.
  • Falta de padronização nos processos. Se cada departamento segue um protocolo para a realização de tarefas, o risco de erros é maior, além de poder gerar problemas na continuidade do trabalho. Todos os setores da transportadora precisam falar a mesma língua.
  • Passar confiança aos clientes. Quando o cliente sabe que uma empresa possui um sistema de gestão para transporte e logística, ele se sente mais seguro em fechar negócio com ela, já que, tem mais garantia de organização e segurança em ter prazos cumpridos.
  • Cumprir com as obrigações legais. Empresas de transporte e logística precisam seguir uma rigorosa emissão de documentos e declarações a respeito de seus serviços. Com um sistema ERP, é muito mais fácil ter controle de toda a documentação que deve ser emitida e seus prazos.

Como escolher os módulos de um sistema ERP

São diversos os módulos dentro de um sistema ERP, sendo que cada um é focado em uma área específica da empresa de transporte. Com isso, cabe às empresas selecionarem os que mais atendem às suas necessidades e vão suprir demandas que precisam de automatização.

Para saber quais se encaixam perfeitamente para os processos da corporação, é possível solicitar uma demonstração gratuita e testar cada uma das funcionalidades.

Custo de um ERP de transporte e logística

Por ser modular, o ERP de transporte e logística se torna mais barato que outras ferramentas. A empresa paga apenas os módulos que realmente precisa, o sistema é implantado por profissionais capacitados e tem à disposição uma equipe profissional para dar todo o suporte necessário.

No momento de escolher o fornecedor, é importante buscar empresas que promovam melhorias tecnológicas constantes na ferramenta para possibilitar que sua empresa tenha o melhor aproveitamento do sistema.

Com a automatização e otimização dos processos, a empresa ganha aumentando a eficiência, identificando e corrigindo falhas, e aumentando a rentabilidade. Estas economias, ao longo do tempo, pagam o sistema e ainda geram lucro para a corporação.

Para qual tipo de empresa é indicado o ERP?

O ERP para transporte e logística é destinado para empresas de médio e grande porte que possuam frotas de veículos. Como características, estes negócios possuem um grande fluxo de demandas e processos, além de precisarem cumprir com as leis vigentes para a categoria. Entre os principais ramos de atuação que necessitam do sistema de gestão para transportadoras estão:

  • Carga Fracionada;
  • Container;
  • Carga Líquida;
  • Distribuição;
  • Carga Fechada;
  • Câmaras Frias;
  • Carga Pesada;

ERP para transporte e logística é seguro?

Se a sua empresa sofre hoje com a falta de organização das informações e perde dados e documentos importantes, o Sistema de ERP para transporte e logística é ideal para trazer equilíbrio e segurança. Por ser um sistema personalizado e fechado apenas para a sua empresa, traz a garantia de ter as informações preservadas em um sistema que só pessoas autorizadas possuem acesso. Além disso, é possível dividir os acessos, habilitando o acesso de cada dashboard para uma equipe específica.

ERP Gestran: todas as soluções que sua empresa de transporte precisa

O Sistema de ERP para transporte e logística é importante para a otimização dos processos, redução de custos e aumento na receita da empresa. O Gestran ERP tem como objetivo integrar os departamentos, automatizar as operações e controlar todas os processos que envolvem a sua transportadora.

Como diferencial, a Gestran trabalha com o treinamento dos colaboradores da empresa para utilizar da melhor forma o software, além de um processo de implantação assessorado para obter melhores resultados. Entre os módulos que a Gestran oferece, estão:

  • TMS – Como já comentamos ao longo do texto, é um software que procura melhorar a qualidade e a produtividade de todo o processo de transporte e logística;
  • Logística – Monitora todas as operações, controla o posicionamento dos veículos, rastreia as cargas, monitora a jornada dos motoristas e mais.
  • Controle de Frota – Realiza a manutenção de forma preventiva, preditiva e corretiva por km percorrido, hora e data. Ele ainda monitora as garantias de peças e serviços.
  • Business Intelligence – Analisa indicadores e dados para trabalhar os pontos fortes da empresa, encontrar gargalos e transformar os pontos fracos em oportunidades.
  • Gestran Intelligence – Acompanha em tempo real os indicadores de todos os setores e processos de empresa por meio de um painel de gestão.
  • Gestão Financeira – Gerencia toda a movimentação financeira, como contas a pagar e receber, aprovação de títulos, controle de adiantamentos e fluxo de caixa.
  • Compras – Administra todo o processo de compras da transportadora, como a requisição, cotação, ordem de compra, ordem de serviço e ordem de abastecimento.
  • CRM – Registra, monitora e administra as ações de seus colaboradores. Você também pode acompanhar metas de vendas, orçamentos e propostas.
  • Suprimentos – Controla o almoxarifado da transportadora e autoriza a movimentação de materiais, estoque, peças, carga, consumo de combustível. Também acompanha as datas de vencimentos.
  • Gestão de Pessoas – Administra treinamentos para desenvolvimento e qualificação de colaboradores. O módulo ainda permite registrar ocorrências e controlar os pontos de carteira de habilitação de cada um dos motoristas.
  • Custos – Gerencia o vencimento de documentos de automóveis, colaboradores, licenças, alvarás, certificações, laudos técnicos e de equipamentos de segurança.
  • EPI’s e Docs – Integra a gestão de custos com o módulo de compras e financeiro. A ferramenta também permite controlar as viagens de cada veículo, receitas, despesas e a produtividade de cada motorista.
  • Automação de Docs – O RAD (Robô de Automatização de Emissão de Documentos Eletrônicos) envia automaticamente os documentos fiscais emitidos para todos os envolvidos na operação.
  • Controle de Pneus – Acompanhe como está todos os pneus da sua frota. A funcionalidade ainda permite identificar as condições de uso de cada um deles e gerenciar a sua vida útil, além de controlar reformas e manutenções.
  • Controle de Combustível – Confira, em tempo real, quais foram os abastecimentos da sua frota e tenha acesso a indicadores importantes, como ranking de consumo por veículo e condutor.

O Sistema ERP para transporte e logística oferece soluções completas para as empresas. A Gestran está sempre preocupada em entender como funciona a rotina diária das transportadoras e oferecer a maneira mais eficiente de gerenciar o negócio. Para saber como o sistema pode ser vantajoso e contribuir com o crescimento do negócio, entre em contato com nossos os especialistas e solicite uma demonstração gratuita.

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