Por dentro da Documentação Eletrônica de Transportadoras

O tipo de transporte (terrestre, aéreo, ferroviário ou hidroviário) determina quais documentos devem acompanhar a carga transportada, sendo uma documentação distinta para cada modelo. Para te ajudar a entender mais sobre o assunto, o Gestran Blog listou todos os detalhes da documentação eletrônica de transportadoras e as suas funções.

Documentação Eletrônica de Transportadoras

Principais Documentações Eletrônicas

Apesar do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) serem os documentos mais populares desta área, eles não são os únicos.

1. CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O CT-e é equivalente a uma nota fiscal de serviço de transporte de carga realizada por qualquer modal, seja ele rodoviário, aéreo, ferroviário, hidroviário e dutoviário. Emitido e armazenado apenas eletronicamente, o documento é exigido durante a conferência nos postos de fiscalização. De acordo com a legislação brasileira vigente, o CT-e tem validade em todos os estados brasileiros e sua função é a de comprovação fiscal das operações de transportes ou frete.

2. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A nota fiscal é o documento mais conhecido da lista e funciona como um registro de operação entre duas empresas. Completamente eletrônica, a NF-e é a nova versão da nota fiscal tradicional, sendo emitida e armazenada digitalmente. Ela tem como finalidade documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços ocorrida entre duas partes.

3. MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)

Assim como o CT-e, o MDF-e é emitido e armazenado eletronicamente. Sua principal finalidade é a de administrar e agilizar o registro, em lote, dos documentos fiscais em trânsito. Além disso, o manifesto também identifica a unidade de carga utilizada e outras características do transporte.

Com validade em todas as unidades da federação, o documento deve ser emitido logo após o registro do CT-e. Entre as principais funções do MDF-e, destacam-se:

  • Agrupar informações obtidas por vários CT-e ou NF-e que estão sendo transportados no mesmo veículo de carga;
  • Maior agilidade no registro dos documentos fiscais transportados;
  • Registro do início e fim de cada operação de transporte.

Quando usar CT-e, NF-e e MDF-e?

Deu para perceber que essas três documentações eletrônicas de transportadoras têm finalidades bastante parecidas, não é mesmo? Então, como saber qual é o momento exato de usar o CT-e, NF-e ou MDF-e?

Antes de tentar entender qual é a melhor opção, é preciso saber que normalmente dentro das cidades não há tributação de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), só a de ISS (Imposto sobre o Serviço de qualquer natureza). Com isso em mente, fica mais fácil compreender qual é a melhor solução para cada situação.

Para transportes intermunicipais (de um município para o outro), a tributação aplicada é o ICSM. Isso significa que o documento fiscal que melhor registra essa operação é o CT-e. Agora, quando o trajeto é intramunicipal (dentro do mesmo município) e com a tributação do ISS, a melhor opção é a NF-e.

Já o MDF-e é melhor utilizado quando o transporte de mercadorias acontece de um estado para outros, ou seja, interestadual. Esse documento atua juntando diversos CT-e e Nota Fiscal, deixando a fiscalização mais simples e ágil. Afinal, o profissional não precisa conferir diversos documentos, já que o MDF-e comprova todos os destinatários, assim como cada mercadoria transportada.

Em resumo, podemos entender o seguinte:

  • NFS-e: utilizada para operações dentro do mesmo município;
  • CT-e: utilizado para operações em municípios diferentes, mas no mesmo estado;
  • MDF-e: utilizado para operações em que o transporte passa por diferentes estados. Também pode ser usado para reunir todos os CT-es emitidos.

Como fazer um controle eficiente da Documentação Eletrônica de Transportadoras?

Agora que você já conhece os principais documentos envolvidos nas operações de uma transportadora, deve estar se perguntando como fazer um controle eficiente de tantas informações. Organização e cautela em todas as etapas da gestão fiscal são fundamentais para um processo eficiente e tranquilo dentro de uma transportadora.

Para reduzir os riscos de problemas contábeis e garantir que está tudo dentro da lei e agilizar a emissão dos documentos eletrônicos fiscais necessário, o Gestran ERP é a melhor solução.

O software permite o controle de forma integrada e simplificada de todas as operações logísticas e contábeis ao mesmo tempo em que faz a gestão de documentos de transportadoras. Outro benefício desse sistema de gestão para transportes é a sua inteligência para a legislação vigente, ou seja, a empresa não corre risco de ser penalizada por pagamento incorreto dos impostos ou fornecimento de informações inconsistentes.

Dentro do sistema ERP há um módulo específico, chamado de TMS (Sistema de Gestão de Transporte). Ele é focado em administrar as informações operacionais, realizar as emissões de documentos fiscais e acompanhar o andamento das operações. Por isso, o Gestran ERP também oferece o RAD (Robô de Automatização de Documentos), uma funcionalidade do TMS que vai ajudar nos seguintes pontos:

  • Busca automática de NF-e no SEFAZ para a emissão de CT-e;
  • Emissão automática de CT-e.

O Gestran ERP, além de trabalhar com o módulo que engloba a documentação eletrônica de transportadoras, também otimiza processos em diversas outras áreas, como: logística, suprimentos, gestão de pessoas, controle de frotas e outras funcionalidades que ajudam a tornar empresas mais competitivas e eficientes.

Quer saber mais sobre como este sistema pode ser eficaz? Solicite uma demonstração gratuita do software ERP e acompanhe mais artigos do setor no Gestran Blog.

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