Qual a diferença entre embarcador e transportador?

O setor de transportes está diretamente ligado ao cenário econômico do país. E para reduzir os custos logísticos e melhorar a qualidade nos serviços ofertados, muitas empresas que atuam nesta categoria estão inovando na sua forma de trabalhar. Pensando nisso, a Gestran trouxe um guia com as diferenças entre embarcador e transportador, suas características distintas e como atuar com cada um.

Diferença entre embarcador e transportadora

Diferenças entre transportador e embarcador

Enquanto o embarcador é o responsável pela mercadoria e precisa dispor de uma forma para deslocar a carga entre dois pontos, o transportador é responsável por trafegar os produtos do local de saída até o ponto de chegada.

Apesar de serem características parecidas, as funções entre os dois é distinta. O módulo TMS (Sistema de Gestão de Transporte e Logística) dentro do sistema ERP da Gestran, por exemplo, atua de forma diferente para as duas modalidades.

Para o embarcador, em que as decisões estão muito ligadas à escolha dos meios de transporte, o sistema tem como principal função o acompanhamento dos trajetos. Por outro lado, o transportador precisa de um sistema mais completo, em que se controle os outros departamentos da empresa, como comercial, financeira e operacional.

Outra diferença está na responsabilidade fiscal dos dois. o embarcador tem como responsabilidade tratar diretamente da contratação do seguro de carga e o transportador fica encarregado da emissão dos documentos, como o CT-e.

Responsabilidades civis do embarcador

A legislação e o Código de Trânsito Brasileiro (CTB) estipula responsabilidades civis tanto para o embarcador, quanto para o transportador. Abaixo você confere algumas destas leis.

  • O embarcador também é responsável por qualquer infração relativa ao transporte com excesso no peso bruto total;
  • A contratação do seguro RCTR-C (Responsabilidade Civil do Transporte Rodoviário – Carga) deve ser feita pelo dono da carga, exonerando a responsabilidade do transportador dos riscos cobertos pelo documento.

Responsabilidades civis do transportador

Assim como o embarcador tem as suas responsabilidades civis determinadas na legislação e no CTB, o transportador também possui alguns deveres a seguir. Entre eles, estão:

  • Garantir que o motorista faça o seu descanso mínimo obrigatório antes de seguir viagem;
  • Em princípio, o transportador será responsabilizado por quaisquer danos que a carga sofrer durante o trajeto;
  • O transportador também é responsável pelos prejuízos sofridos durante o percurso, como perda de mercadorias ou atrasos em sua entrega;
  • Quando o excesso de peso está nos eixos, a responsabilidade pode também ser requerida ao transportador. Isso porque um estudo da Secretaria de Política Nacional de Transportes analisou que muitas das multas aplicadas por excesso de peso no eixo estava dentro da regularidade no peso bruto total;
  • O transportador é responsável pelas ações ou omissões de seus funcionários como se fossem suas próprias.

Vale ressaltar que todas as obrigações do transportador são entendidas durante o período de recebimento da carga até a sua entrega ao destinatário.

Responsabilidades civis de transportador e embarcador

  • É dever do embarcador e do transportador verificar se o motorista está seguindo a regra de descanso mínimo de 11 horas. As empresas também ficam responsáveis por quaisquer danos causados pelo condutor que não cumpriu o seu descanso obrigatório.

TMS (Sistema de Gestão de Transportes) para embarcador

As ferramentas tecnológicas, como o TMS, funcionam de forma diferente para o embarcador e para o transportador.

O TMS é um dos módulos do ERP. A integração entre estas duas inteligências permite que o embarcador tenha o controle total sobre o seu negócio, e assim, otimizar processos e reduzir custos. Para as empresas que detêm a carga e têm o contato direto com o cliente final, este sistema pode apresentar os seguintes benefícios:

1. Cálculo automático de frete

O cálculo do frete envolve variáveis como distância, peso e impostos. Para um embarcador é inviável levar em consideração todas estas características cada vez que um cliente finaliza uma compra. Mesmo que a transportadora tenha um profissional especializado em matemática, a capacidade de análise e cruzamento de dados de um software é muito mais ágil e segura.

Um Sistema TMS para embarcador realiza os cálculos de frete a serem cobrados ao consumidor e ainda procura pela melhor relação custo-benefício em cada um dos transportadores disponíveis.

A ferramenta tem todo o trabalho de avaliar automaticamente quais são as melhores estratégias para cada tipo de viagem e encontrar o transportador que mais condiz com o tipo de operação a ser realizada.

2. Gestão de despachos

O módulo de despachos faz a integração automática com a transportadora e os Correios para a criação de romaneio, PLP (Pré Lista de Postagem) e etiquetas. Ou seja, o processo fica muito mais ágil na hora da expedição, o que diminui o tempo de entrega, aumenta a produtividade e melhora a qualidade do serviço.

3. Processo de rastreamento

Com o acompanhamento do trajeto em tempo real, o gestor da embarcação tem tempo hábil para contatar o cliente em casos de atrasos ou reenvios. Além disso, este monitoramento permite notificar o consumidor a cada mudança de status na entrega e a previsão de chegada do produto, abrir chamados no atendimento para ocorrências, notificar a transportadora de alguma pendência e mais.

4. Pré-fatura ao transportador

A ferramenta permite a criação de uma pré-fatura ao transportador. Esse processo torna mais ágil a identificação de possíveis divergências nas cobranças feitas pela transportadora.

Se não usar a pré-fatura, o TMS faz essa identificação ao ler os dados disponíveis nos CT-e e faturas. O sistema bate os valores e verifica se há discordância do frete pré-acordado.

5. Relatórios em tempo real

Com o software é possível gerar relatórios com as informações disponíveis em tempo real. Desta forma, o gestor tem dados atualizados para tomar as melhores decisões e ter maior controle sobre as operações.

TMS (Sistema de Gestão de Transportes) para transportador

O TMS para transportador cuida das etapas da operações de forma integrada, ágil, ampla e aprofundada. Entre as suas principais funções, destacamos:

  • Emissão de documentos fiscais;
  • Integração com seguradoras e embarcadores;
  • Monitoramento de todos os veículos da frota;
  • Cadastro de preços e tarifas;
  • Acompanhamento das entregas ao vivo;
  • Relatórios sobre o desempenho dos motoristas;
  • Visualização do faturamento em tempo real e prazo médio para o recebimento.

A integração com o Sistema ERP permite que a ferramenta tenha ainda mais usabilidade dentro do negócio. Com tantas funções, no software apresenta diversos benefícios para quem o utiliza:

1. Controle total

O TMS monitora todas as etapas presentes na operação da transportadora, desde a expedição da mercadoria até a entrega ao consumidor final. A comunicação imediata, por exemplo, permite que o motorista comunique qualquer imprevisto que possa atrasar a chegada da encomenda. Desta forma, o responsável pode solucionar a questão antes de ela virar um problema grave.

2. Controle sobre os tempos de parada

Como o sistema faz o monitoramento da frota, o gestor consegue controlar o percurso feito pelo motorista, saber exatamente o número de paradas feitas e o tempo que foi gasto em cada uma delas. Além disso, com o sistema, o gestor de frota  pode determinar quantos minutos durou a carga e descarga do veículo, gerando relatórios personalizados.

3. Controle de despesas

A gestão feita pelo sistema também ajuda a controlar todos os valores produzidos ao longo de todas as etapas e visualizar qual a margem de receita e despesa sobre cada setor. É possível determinar também quanto foi faturado em cada trajeto realizado e, assim, avaliar qual embarcador é mais lucrativo para a transportadora.

4. Cálculo de fretes

Assim como no TMS para embarcador, o sistema para transportador também calcula o frete ideal a ser cobrado. A conta é feita porque o software reúne os valores de frete de várias outras concorrentes e faz o cálculo de um valor competitivo automaticamente.

A ferramenta ainda aponta quais são as rotas mais adequadas, ajuda a controlar a documentação obrigatória, libera pagamentos e recebimentos, entre outras funções.

5. Estratégicas logísticas

A partir do processamento automático de inúmeras informações, como dados de satélites, tabelas de frete, estimativa de prazo e gerenciamento de risco, o sistema avalia qual a melhor estratégia logística de transporte a ser adotada para cada tipo de viagem. Por exemplo, o trajeto mais curto entre A e B é cheio de buracos na via e a ferramenta diz que um caminho alternativo é mais seguro e econômico a longo prazo. Esse tipo de atitude permite que a empresa se torne muita mais assertiva na questão custo-benefício.

6. Controle financeiro

O TMS controla todas os gastos da transportadora contribuindo para que o gestor consiga visualizar mais facilmente qual fase pode ter corte de gastos, assim como controlar as necessidades de compras. O sistema ainda permite a emissão de documentos fiscais e dados sobre como cada embarcador rende para o negócio.

7. Controle de qualidade

Outra função do software é a coleta e gestão de todas as ocorrências feitas ao transportador. Essa funcionalidade possibilita ao gestor saber exatamente em qual setor é preciso qualificar o serviço.

8. Simulador de rotas

Com o simulador de rotas disponível no TMS é possível traçar todos os trajetos disponíveis para o mesmo ponto de chegada. Ou seja, a transportadora consegue definir quais as rotas são mais seguras, tanto em relação de conservação das vias, quanto pelas incidências de assaltos.

A roteirização ainda permite que o gestor conheça as restrições de acesso e horários para o percurso que ele deseja e as condições de trânsito na região. Definir uma rota previamente possibilita a identificação de quais são os postos de combustível que trabalham com a melhor tabela de preços e indicá-los ao condutor no momento em que é necessário abastecer.

Vale ressaltar que o TMS pode ser integrado aos principais rastreadores do mercado, ou seja, é possível ter o acompanhamento da frota em trânsito e saber a localização exata de cada um dos veículos.

9. Alerta para cargas congeladas e resfriadas

Os embarcadores que precisam transportar cargas congeladas e resfriadas sabem o quanto é delicado o transporte desse tipo de mercadoria. Além do caminhão adequado, é necessário que todo o trajeto seja feito com a temperatura ideal para que a carga se mantenha conservada.

No TMS é permitido o cadastro da temperatura mínima e máxima que o veículo pode atingir. Com o rastreamento integrado ao sistema, fica simples identificar se houve uma alteração climática fora do limite permitido. Se isso acontecer, a ferramenta emite um alerta para o responsável pela frota, que pode contatar o motorista sobre o problema.

10. Integração com embarcadores e tecnologias

A integração com os embarcadores e outras tecnologias tornam o fluxo de dados e informações entre as empresas em uma tarefa rápida e simples. Assim, a gestão logística fica muito mais otimizada e transparente. A emissão de documentos fiscais e a liberação de cargas são dois exemplos de funções que ficam muito mais ágeis com essa integração.

O ERP Gestran, por exemplo, é integrado com os principais embarcadores do Brasil, oferecendo segurança, transparência e credibilidade aos clientes. Alguns clientes são: Danone, Unilever, Natura, Lojas Americanas, Netshoes, entre outros.

Terceirizando o transporte de carga

Se o embarcador é o responsável pela mercadoria e precisa encontrar uma forma de transportá-la, por que ele não faz isso dentro de sua própria empresa? São várias as razões que o levam a buscar terceirizar o transporte de cargas e outros processos logísticos. Entre as principais motivos destacam-se:

  • Manter o foco do negócio em um só mercado;
  • Reduzir os investimentos em logística;
  • Otimizar processos;
  • Expandir o mercado;
  • Reduzir custos.

Isso significa que as transportadoras precisam estar preparadas estrategicamente para promoverem preços atrativos aos embarcadores, proporcionar uma administração eficaz e oferecer controle total sobre todos os processos, até a entrega da carga no destino final.

O que os embarcadores procuram em um transportador?

Uma pesquisa feita pela Tigerlog/Guepardo Logística determinou quais são os fatores que os embarcadores mais priorizam ao buscar por um transportador:

  • Redução dos custos logísticos – 78,7%
  • Experiência no segmento – 65,7%
  • Histórico de desempenho – 52,1%
  • Uso de ferramentas tecnológicas – 34,3%
  • Qualidade do pessoal – 32%

A alta dos custos logísticos é um dos principais motivos para terceirizar o serviço de transporte. Porém, de acordo com os apontamentos levantados no estudo, não é só esse motivo que faz o embarcador procurar pela transportadora. A experiência da empresa no mercado, a atuação de profissionais qualificados, monitoramento seguro da carga e a gestão feita pelas ferramentas automatizadas também chamam a atenção.

O que a transportadora deve oferecer?

Como já apresentamos, existem alguns motivos que fazem as empresas procurarem terceirizar o transporte de carga e outros processos logísticos. Para se destacar em um mercado tão competitivo, as transportadoras podem oferecer alguns diferenciais:

1. Integração

Os embarcadores procuram por uma empresa que possa oferecer confiança durante todo o processo de transporte e logística. Uma maneira de fazer isso é apostar em ferramentas que permitem a integração automática de dados entre os dois negócios. Assim, tanto o gestor da embarcação, quanto o da transportadora conseguem acompanhar e controlar todas as informações necessárias.

2. Otimizar custos e serviços

A redução de custos é o principal motivo que leva um embarcador a contratar uma transportadora. Pensando nisso, a empresa pode oferecer alguns serviços, como: encontrar melhores rotas, monitoramento do percurso, relatórios com o tempo gasto em cada uma das entregas, entre outras vantagens.

3. Administração dos processos

O setor de logísticas depende de uma considerável quantidade de processos, o que pode ser complexo de gerenciar. Por esse motivo, muitos embarcadores procuram terceirizar esta área com uma empresa que realmente domine o assunto. Entre as operações que devem ser administradas, estão as ferramentas tecnológicas, os estoques, o veículo adequado para cada tipo de transporte, a busca por rotas melhores e seguras, etc.

4. Ferramentas tecnológicas

O uso de sistemas automatizados aparece em quarto lugar na lista de motivos pelos quais um embarcador procura uma transportadora. A exigência é de extrema importância e é essencial para diminuir despesas logísticas, monitorar a frota, gerenciar melhor as atividades rotineiras do setor e o integrar com os outros departamentos da empresa, emitir documentos fiscais e administrar a entrega e o recebimento das cargas.

O que levar em conta ao contratar uma transportadora?

Em muitos casos, o embarcador procura terceirizar o seu serviço de logística, optando por uma transportadora que contribua com a sua organização de processos. Redução de custos e ferramentas tecnológicas são alguns dos principais motivos. Porém, além desses fatores, o que o contratante deve levar em conta ao fechar negócio com uma transportadora?

Em primeiro lugar, o embarcador deve procurar por uma empresa que os forneça qualidade, rapidez e comodidade. Sempre levando em conta que o transportador é uma extensão de seus serviços e vai ser o representante do negócio perante aos clientes. Por isso, a integração entre embarcador e transportador é tão necessária.

Estas são as características que devem ser observadas ao terceirizar o serviço de logística:

  1. Estrutura adequada e frota em plenas condições de uso;
  2. Investimento em ferramentas tecnológicas, integração de dados e informações em tempo real;
  3. Agilidade e rapidez em situações de ocorrências durante o trajeto;
  4. Equipe qualificada e suporte ativo para momentos críticos;
  5. Processos definidos e fluxo de dados eficiente;
  6. Operação com seguro de carga e todas as outras exigências legais;
  7. Cumprimento de prazos.

Como funciona o transporte de cargas

Já tratamos das diferenças entre embarcador e transportador, suas responsabilidades civis e suas relações dentro do transporte de cargas. Mas, qual é a parte de cada um dentro deste processo?

1. Coleta da carga

Este é o primeiro passo para o frete acontecer. Normalmente, veículos de menor porte realizam a coleta da carga no embarcador (quem detém o produto) no centro de distribuição mais próximo.

2. Emissão de documentos

Obrigatoriamente deve acontecer a emissão de alguns documentos fiscais, entre eles o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Em alguns casos, também deve ser usado o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).

>> Para saber mais sobre as diferenças entre estes documentos, acesse nosso artigo sobre documentação eletrônica de transportadoras.

3. Consolidação

As cargas coletadas no embarcados (podem ser mais de um) são transportados até o estoque do transportador. Lá, os profissionais analisam a melhor forma de embarcar os produtos nos caminhões e verificam se há necessidade de uma nova embalagem para o transporte.

4. Transporte

Com as mercadorias dentro do veículo, o deslocamento até o ponto final começa a acontecer. Se o caminhão estiver com carga de mais um embarcador, ele pode passar por diversos intermediários.

5. Entrega

O serviço só acaba quando a última mercadoria é entregue ao último cliente da lista. Como na maioria dos casos o transportador atua com os mais diferentes embarcadores em uma única viagem, a confirmação de recebimento do cliente é fundamental para todos os envolvidos.

Importância da confirmação de entrega

O embarcador e o transportador atuam juntos para oferecer o melhor serviço para a sociedade. E por terem funções tão próximas e ligadas, algumas atitudes são fundamentais para o controle das duas operações. Uma delas é a confirmação de entrega pelo cliente.

Com o mercado cada vez automatizado, ágil e transparente, o consumidor deseja ter maior controle sobre sua encomenda. Ele quer saber em que etapa está o pedido, se já está em trajeto, qual a previsão de entrega e mais. Além de ser vantajosa para o cliente, a confirmação e o acompanhamento da carga também apresenta benefícios ao embarcador e transportador.

São os embarcadores que disponibilizam as informações em tempo real para os seus clientes. Ou seja, ele precisa ter um canal direto com o transportador para saber como anda as operações e repassar estes dados ao seu consumidor final. Este processo também é fundamental para a gestão de prazos dentro da empresa.

Como as transportadoras precisam ter um controle sobre diversas cargas em trânsito ao mesmo tempo, essa automatização garante uma gestão mais simples, segura e ágil dentro do negócio. Para saber como um sistema ERP para gestão de transporte e logística pode ser eficaz para a sua empresa, solicite uma demonstração gratuita da equipe Gestran clicando aqui.

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