Controle financeiro para empresas de transporte: 10 formas de economizar com um sistema de gestão

Nos últimos anos o país tem vivido uma de suas maiores crises econômicas. Com esse atual panorama, muitas transportadoras estão tendo que encontrar novas formas de economizar. Para gastar menos é essencial que a empresa tenha um bom controle financeiro, estude os seus custos fixos e variáveis, e aposte em tecnologias. Saiba quais as 10 formas de realizar o controle financeiro para empresas de transporte.

Controle financeiro para empresas de transporte

Como fazer controle financeiro?

Para ter uma visão ampla da situação financeira da empresa de transporte é fundamental ter o controle diário das despesas e receitas que a empresa produziu. Como a gestão orçamentária é um conjunto de atividades realizados pelo setor, separamos algumas dicas específicas para cada um destes fatores.

1. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é determinado pela entrada e saída de dinheiro da empresa por um certo período de tempo (pode ser diário, semanal ou quinzenal por exemplo). O mais comum é que a transportadora faça um controle deste fluxo mensalmente, além de uma análise anual para verificar se o balanço do ano foi positivo ou negativo.

Com um fluxo de caixa bem estruturado, o gestor consegue prever quais os maiores gastos da transportadora e quanto ele irá receber e pagar nos próximos dias. Assim, é possível encontrar formas de economizar antes que o caixa feche negativo.

2. Capital de giro

O capital de giro é a quantidade de recursos que a transportadora possui para continuar em operação. Quando esse montante está estável dentro da empresa, ela tem maior segurança para realizar planejamentos e tomar decisões financeiras.

3. Fechamento de caixa

Controlar o fechamento de caixa é fundamental para a gestão financeira da transportadora como um todo. É importante que o responsável por essa função faça o registro do saldo de abertura do caixa para facilitar o fechamento no fim do dia.

Todas as movimentações devem ser registradas, mesmo que seja para comprar uma caneta. Esses registros impedem que você leve sustos ao encontrar uma quantia diferente do que pensava. Se encontrar erros, resolva no mesmo dia. Afinal, é muito mais fácil saber onde falhou horas atrás do que dias depois.

4. DRE (Demonstrativo de Resultados)

A DRE é um documento que reúne todas as receitas e despesas feitas mensalmente, trimestralmente e anualmente (para o ano fiscal da empresa). Entre os componentes presentes neste Demonstrativo estão: receita, custo de vendas, gastos com distribuição, despesas administrativas, entre outras.

O documento é a base para medir o desempenho da transportadora pelo determinado período de tempo. Além disso, permite que o gestor avalie os dados dos resultados atuais com o resultado de outras épocas, conseguindo determinar o seu crescimento, aumento ou diminuição do líquido, etc.

Como é a composição do custo da transportadora?

É comum que as empresas de transporte de carga recebam diversas reclamações sobre os custos do frete. Contudo, o que pouca gente sabe é a quantidade de despesas que as transportadoras têm para manter o negócio funcionando.

Os custos fixos x custos variáveis

Antes de apresentar as principais despesas de uma transportadora, é necessário entender a classificação dos custos fixos (acontecem exatamente da mesma forma todo mês) e variáveis (podem mudar de acordo com o consumo).

Por exemplo, enquanto o gasto com combustível e manutenção do caminhão são classificados como gastos variáveis, o salário dos colaboradores, seguro obrigatório e outros impostos são considerados despesas fixas.

Definindo bem estes dois tipos de custos, o responsável pelo controle financeiro da transportadora consegue saber exatamente onde pode diminuir ou cortar gastos.

Riscos nos deslocamentos

Quando falamos do valor do frete ao consumidor, um dos fatores que mais influenciam no preço é o risco que a carga sofre durante o transporte. Segundo dados coletados da Firjan (Federação das Indústrias do Estado do Rio de Janeiro), em ocorrência de roubo de carga, as transportadoras sofreram um prejuízo de R$ 1.6 bilhão durante o ano de 2016 só no estado do RJ.

O roubo de carga influencia em diversas tomadas de decisões e gastos da empresas, como a contratação de seguros com maior cobertura e uma reserva de dinheiro para possível perda de mercadoria.

Despesas indiretas

Esta categoria de gastos está relacionada com os custos que estão indiretamente ligados com a operação da transportadora. Por exemplo, salário de colaboradores que não estão envolvidos diretamente com o processo operacional de transporte, como o pessoal do administrativo, RH, vendas e comercial.

Outras despesas que podem ser categorizadas como indiretas são aquelas necessárias para o funcionamento da empresa como impostos, tributações, aluguel do espaço, luz, água, etc. O interessante é que estes custos não são fixos, variando de mês a mês.

Armazenagem

Em alguns casos, a empresa de transporte também precisa de um local para armazenar as mercadorias. Neste tipo de situação, outros fatores são levados em conta como o aluguel dos galpões, mão de obra e equipamentos.

Estes custos são variáveis, pois dependem da rotatividade das cargas. Se a transportadora precisa estocar mais itens, ela automaticamente vai ter maior despesa.

Embalagens

Fundamentais no transporte de carga, as embalagens ajudam a manter os produtos seguros, impedem que a mercadoria sofra perdas e otimizam o espaço dentro do caminhão, podendo transportar mais itens.

É essencial que a embalagem corresponda a carga transportada. Por exemplo, produtos frágeis precisam ser embalados de forma diferente e com cuidado redobrado. Esta categoria também entra como custo variável. Afinal, a despesa depende do tipo de mercadoria e embalagem usada.

Outros gastos

Além das despesas que foram apresentadas acima, a transportadora ainda precisa lidar com outros tipos de custos:

  • Depreciação dos caminhões;
  • Impostos trabalhistas e outros tributos referentes à uma empresa de transporte de cargas;
  • Combustível, óleo e outros lubrificantes;
  • Manutenção dos pneus, compra de um novo ou a sua recapagem;
  • Manutenção dos veículos, seja preventiva, preditiva ou corretiva;
  • Pedágios pagos durante o percurso;
  • Possíveis devoluções de mercadoria;
  • Possíveis reentregas;
  • Possíveis estadias dos veículos quando eles ficam parados por mais tempo do que o esperado.

Como economizar com um sistema de gestão?

Com tantos processos em um só lugar, a transportadora pode contar com algumas formas de diminuir as despesas através de um controle financeiro eficaz.

1. Mensuração de finanças

Antes de pensar em cortar gastos, é preciso tomar o primeiro passo: mensurar as finanças atuais. Para isso, acompanhe todos os valores que envolvem cada um dos processos dentro da empresa.

Apesar de muitos negócios pequenos adotarem planilhas para fazer este controle, esta pode não ser uma boa opção para uma transportadora que depende de tantos processos. A melhor opção nestes casos é usar um software de gestão especializado, como o módulo Gestão Financeira do Gestran ERP.

2. Economize nos combustíveis

O consumo de combustível é um dos principais gastos dentro de uma transportadora. Por ser um custo variável, ele pode ser reduzido com algumas medidas simples. Atitudes defensivas na hora de dirigir, como respeitar a troca de marchas, manter a calibragem certa do pneu e não acelerar com carro desengatado são alguns exemplos que podem ser adotados pelos motoristas.

Entre outras formas de economizar combustível da sua frota, destacam-se:

  • Rotas planejadas previamente para fugir de caminhos mais longos e vias em más condições;
  • Planejamento de reabastecimento;
  • Manter as trocas de óleo de acordo com o indicado pela marca;
  • Utilizar o óleo lubrificante correto para o veículo;
  • Adicionar carenagem para o teto de caminhões cara chata;
  • Uso de tecnologias como Controle de Combustível Gestran para administrar o consumo de maneira efetiva.

3. DWB (Driving Without Brakes)

Atitudes de direção defensivas reduzem consideravelmente o consumo de combustível e, consequentemente, os gastos operacionais da empresa de transporte de cargas.

A técnica DWB é simples e faz com que o motorista dirija optando por não utilizar os freios do pedal, apenas o do motor sempre que possível. O ato de frear é uma atividade energética que consome mais combustível do que o necessário.

Aqui no Brasil é comum realizar a “banguela”, atitude em que o condutor deixa para frear já no fim do movimento e sem o empuxo do motor. Esse tipo de atitude gera um desgaste bem maior às pastilhas de freio, assim como faz o carro usar maior quantidade de combustível.

4. Escolha os fornecedores com atenção

Muitos acabam optando pelos fornecedores que oferecem o melhor preço acreditando que essa é a melhor forma de economizar. Consumir mercadoria de má qualidade ou combustível adulterado pode sair bem mais caro.

Antes de escolher por um fornecedor, pesquise além do valor cobrado e procure por experiências de outras transportadoras para encontrar aquele que oferece a melhor qualidade.

Como o ERP reduz os custos da transportadora?

Assim como ficou claro acima, uma transportadora precisa lidar com uma infinidade de despesas fixas e variáveis que podem mudar o fluxo de caixa do negócio. Como foi apresentado em alguns tópicos de como economizar, o Sistema ERP pode ser uma boa ferramenta para a gestão financeira. Conheça algumas formas de economizar com a aplicação de um sistema de gestão na empresa:

1. Maior controle nas manutenções

É difícil para o gestor ter o controle total sobre todas as manutenções feitas nos veículos da frota. Saber quais foram as revisões foram executadas (preventiva, preditiva ou corretiva), qual a próxima agendada e quanto custou o procedimento são alguns dos fatores que precisam ser administrados no setor.

Um sistema de gestão ERP para transporte e logística permite que o responsável tenha o controle total sobre esta área da transportadora. Com a administração das informações de maneira segura, confiável e ágil, é possível ter um melhor planejamento e, consequentemente, menos custos.

Por exemplo, no meio do calendário das manutenções preventivas, o gestor de frota esquece de mandar o caminhão X para a revisão. Sem esse processo, não são detectados problemas antecipadamente e o veículo vai para a rua correndo o risco de sofrer imprevistos. Além dos gastos com o atraso da carga, a empresa ainda deve gastar com o conserto do caminhão e o tempo em que ele vai ficar fora de operação.

O controle da manutenção ainda permite que a frota aumente o seu tempo de vida útil e reduza as despesas com reposição e troca de peças.

2. Otimização das cargas

Uma transportadora precisa organizar as diversas cargas e clientes para que o transporte seja feito com segurança. Quanto mais consumidores e mercadorias a empresa precisa lidar, mais organização e controle ela precisa ter.

Para auxiliar em toda essa administração, muitas empresas de transporte e logística têm utilizado as funções do Gestran ERP e tornado a consolidação da carga em um processo mais estratégico. Assim, os itens são transportados da forma mais inteligente, otimizando a operação e reduzindo custos.

4. Otimização de rotinas logísticas

Ao automatizar as principais atividades da rotina logística, o setor praticamente zera o risco de sofrer algum erro. Isso porque os processos manuais ainda são muito expostos a riscos e falhas humanas.

Ao utilizar uma ferramenta que automatiza estas operações, as rotinas se tornam padronizados, reduzindo o retrabalho, desperdícios e custos operacionais.

5. Melhor aproveitamento dos colaboradores

Uma empresa de transporte e logística depende de mão de obra especializada para ter sucesso. Entretanto, quando feitas de maneira manual, as tarefas diárias da transportadora podem ter erros, falhas ou furos de informação.

O módulo TMS – Sistema de Gestão de Transportes, presente no Gestran ERP, é uma ferramenta que ajuda o gestor a administrar as operações de transporte de forma mais integrada e controlar os processos de diferentes áreas, como comercial, operacional, financeira e logística.

Além disso, é possível acompanhar as operações utilizando frota própria ou subcontratada.

6. Planejamento de rotas

A extensa malha rodoviária do Brasil é vantajosa em muitos sentidos, mas pode ser um desafio para quem trabalha com transporte de cargas. Com algumas opções de estradas na mão, o responsável precisa encontrar aquela que seja a mais rápida, eficiente e econômica.

Lembrando que a rota econômica não necessariamente significa a mais curta, já que buracos e problemas na via desgastam mais rapidamente o caminhão e aumenta o consumo de combustível.

Para encontrar o melhor trajeto possível é interessante planejar a rota previamente. O TMS, módulo do Gestran ERP, permite realizar este planejamento de forma bastante simples. Com esta função, o gestor consegue reduzir os gastos logísticos da operação e trazer maior previsibilidade às entregas realizadas.

De forma geral, a rota é planejada para evitar locais perigosos com altos índices de roubos e acidentes, vias que estejam sem pavimentação e estradas perigosas no Brasil.

7. Relação entre embarcadores e transportadores

O sistema de gestão de transporte e logística também otimiza a relação entre os embarcadores e transportadores ao cruzar as informações, melhorando o processo entre eles e reduzindo os custos no transporte de carga.

A ferramenta ainda permite que o embarcador acompanhe a carga, as etapas do transporte e até os dados do condutor responsável.

8. Antecipação de demandas

O mercado de transporte de cargas é bastante dinâmico. Isso significa que as transportadoras estão suscetíveis à mudanças o tempo todo. Por isso é fundamental encontrar uma forma de antecipar este tipo de situação e evitar gastos desnecessários.

Com o Gestran ERP, o responsável consegue controlar e acompanhar as principais tendências do mercado, posicionar a empresa de modo competitivo e economizar.

9. Mapeamento de processos

Mapear os processos dentro da transportadora é um dos fatores que garante o sucesso, já que fica mais fácil encontrar possíveis falhas e suas causas. Além de acabar com inconsistências nas operações, a medida também acaba com desperdícios, seja de material, tempo, mão de obra ou dinheiro.

10. Padronização de processos

Ao padronizar os processos dentro da empresa, o número de erros cai drasticamente, assim como a necessidade de retrabalho e custos operacionais.

Principais benefícios do sistema de gestão de transporte para transportadoras:

  • Redução dos erros: como a ferramenta permite uma visão macro do negócio, fica mais fácil para o gestor identificar possíveis erros e solucionar antes de ele se tornar um problema sério;
  • Aumento na produtividade: com a automatização de diversos processos dentro da empresa, o fluxo de trabalho fica mais fluído e há um aumento na produtividade dos funcionários;
  • Aumento de receita: a visão macro do negócio também permite que os responsáveis encontrem pontos que possam melhorar, apostando nestas melhorias e, consequentemente, aumentado a receita da empresa;
  • Entrega no prazo: além da transportadora, o cliente também é beneficiado pelo uso do Sistema ERP. Com a automatização dos processos e monitoramento das entregas, a empresa consegue oferecer um melhor serviço ao seu consumidor com entrega no prazo determinado e resoluções rápidas de possíveis problemas.

O controle financeiro para empresas de transporte é uma tarefa complexa e que não permite erros, por isso a utilização de  um sistema de gestão de transporte e logística pode ser uma excelente forma de economizar. Para saber quais os benefícios que o Gestran ERP pode trazer para a sua empresa, clique aqui, faça o cadastro e solicite uma demonstração gratuita do sistema sem compromisso com a equipe de profissionais da Gestran.

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